SES.HOSPEDAJES en GUEST Hotel Software
GUEST Hotel Software está en continua evolución para adaptarse a las nuevas normativas, en este caso, se ha realizado la integración con el sistema de SES.HOSPEDAJES para el envío automatizado de los datos de las reservas y huéspedes para facilitar el trabajo a los hoteles y establecimientos.
Como configurar el sistema de registro SES Hospedajes paso a paso
Previo a la activación de la funcionalidad para el envío de información mediante la plataforma SES Hospedaje, deberemos proceder a realizar las siguientes configuraciones:
- Registrar en la ficha del hotel (CONFIG → Datos Generales → Hoteles: Sección “Ficheros policía”), las credenciales de acceso para el envío de información vía web service: Usuario, Contraseña, Código de arrendador y Código establecimiento, facilitados por el Ministerio del Interior.
Adicionalmente, tendrá una opción adicional denominada “Autorrellenar los campos obligatorios de SES.HOSPEDAJES”. En caso de activarse esta casilla, los campos adicionales que pide SES Hospedajes y que no los pedía el fichero de la Policía, los rellenará con un guión (-). Por ejemplo, el número de teléfono, email, dirección, entre otros.
Si esta casilla no se marca, tendremos que diligenciar de manera obligatoria los campos que exige SES Hospedajes para el reporte de la información vía Web Service, que implicaría contar con los siguientes campos:
- Parte de viajeros: En el momento de solicitar la generación del Fichero o envío de la información, solicitará que todos los campos solicitados en el Real Decreto 933-2021 Anexo 1, Literal A “Datos a facilitar en el supuesto de ejercicio profesional de la actividad”, numeral 3 “Datos de los viajeros”.
- Reporte de Reservas: En el momento en que se realice la sincronización de la conexión con SES Hospedajes, los campos que requieren verificarse serán Nombre, Primer Apellido y contar con al menos un campo entre teléfono fijo, teléfono móvil o correo electrónico.
Adicionalmente, se deberán indicar en las Composiciones de clientes, si se quieren enviar sus reservas a SES.HOSPEDAJES, ya que el Hotel sólo deberá reportar las reservas que venda directamente:
Es importante aclarar que las reservas de OTAS, TTOO, Agencias entre otros, no deberán ser reportadas por el Hotel. Únicamente las vendidas directamente o que ingresen por su motor de reservas.
Nota: Se seguirán enviando todas las reservas Desglosadas de una reserva de grupo. Es decir, ser reportarán reservas con composición de cliente con el nuevo check marcado + reservas de grupo.
- Desde la aplicación CRS, deberemos configurar la integración SES HOSPEDAJE en el menú Conexiones del módulo Channel Manager (CRS → Channel Manager → Conexiones). Esta integración permitirá enviar vía Web Service, la información de actualización de reservas de manera automática según los tiempos de sincronización configurados.
Una vez realizadas las anteriores configuraciones, se deberá proceder a activar la funcionalidad desde la ficha del Hotel y procederemos a dar clic en el botón Guardar.
Posteriormente, podremos acceder al menú Ficheros Policía del módulo de Reservas, para generar los ficheros o enviarlos de manera automática:
Dando clic en la opción “Generar nuevo fichero” del botón Acciones , tendremos las siguientes opciones:
- Generar fichero: esta opción nos permitirá descargar el fichero de información de huéspedes. Una vez generado, podremos cargarlo accediendo directamente a la propia plataforma SES.Hospedajes de manera manual.
- Enviar: esta opción permitirá enviar automáticamente vía Web Service la información de los huéspedes a la plataforma SES.Hospedajes. Si el proceso se realiza de manera correcta, en las observaciones aparecerá un “Ok” seguido del código de comunicación de referencia del archivo enviado:
La información generada en el fichero o envío vía web service, corresponde la información de un día cerrado en GUEST, para asegurar que todos los clientes ya han llegado, que tienen sus datos configurados y que ya no va a haber cambios en las reservas de ese día.
Es importante aclarar, que en el caso de que existan reservas en el sistema con datos incompletos de los huéspedes o reservas pendientes por realizar el Check-in, el sistema generará el aviso correspondiente. En ese caso deberemos completar la información de los huéspedes que tengan datos obligatorios pendientes por registrar.
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