El check-in online (o web check-in) es una herramienta que cada vez se está haciendo más popular en el sector hotelero. Desde hace años, que las compañías aéreas están utilizando con éxito este tipo de soluciones para agilizar el proceso de facturación. Cuando reservamos un vuelo, sabemos que independientemente de la compañía aérea, podremos acceder a su página web, introducir nuestros datos personales, y sacar la tarjeta de embarque (en muchos casos incluso elegir el asiento). Este proceso hará que nuestro paso por el aeropuerto, antes de embarcar en el avión, sea mucho más rápido, y nos da la confianza de que nuestra reserva ha llegado correctamente y está todo en orden.
Algo similar está sucediendo en los hoteles. Cada vez hay más hoteles y cadenas hoteleras que están ofreciendo esta posibilidad (Ej: Iberostar https://www.iberostar.com/check-in-online/ o Accor https://all.accor.com/es/online-check-in-fast-check-out/index.shtml). Es un servicio que los clientes esperarán al reservar su estancia en un hotel, hacer un pre check-in cómodamente desde casa y esto dejará en una posición de desventaja a los hoteles que no dispongan de dicho servicio. Más ahora en la situación de la pandemia del coronavirus COVID-19, cuando el check-in online se ha convertido en una obligación por parte de los hoteles.
El check-in online tiene muchas ventajas tanto para el hotel, como para el huésped. Para el hotel tiene las siguientes ventajas:
- Se reduce el tiempo de espera en la recepción. Cuanta más información nos haya proporcionado el cliente, más rápido será el proceso de check-in y por tanto conseguiremos una mayor satisfacción del cliente.
- Al reducir los tiempos de espera en la recepción, evitaremos aglomeraciones y posibles contagios frente a una situación de virus como la vivida en este año 2020.
- Poder cobrar las reservas y/o tasas turísticas de forma anticipada
- Poder disponer de los datos del cliente con antelación. Esto le permitirá comunicarse con él y/o realizar campañas de marketing antes de que el cliente llegue al hotel. Podremos enviarle información de como llegar hasta el hotel, los servicios que podrá disfrutar, restaurantes a la carta o incluso ofrecerle un upgrade para conseguir una habitación superior.
Al mismo tiempo el huésped, también se beneficiará de no tener que esperar tanto tiempo en la recepción para realizar el check-in y poder disfrutar de su estancia desde el primer minuto
El hotel puede incentivar el uso de este servicio de muchas maneras, por ejemplo, ofreciendo un mostrador express check-in para aquellos clientes que hayan realizado el check-in online, u ofreciendo algún tipo de beneficio o regalo a su llegada.
Un proceso de check-in online puede ser desde lo más sencillo, que sería la captura de los datos personales y firma de la normativa de protección de datos, hasta el escaneo de documentos de identidad o pasaporte, pago de tasas y/o la reserva completa, contratación de servicios adicionales (excursiones, cenas, upgrade de habitaciones, etc.)
iSystems desarrolla soluciones de Check-in online a medida para integrarlos con el PMS GUEST Hotel Software, NaviHotel o cualquier otro PMS. Captura de datos, firma digital, escaneo de documentos, envío tarjeta de registro por e-mail, integración con el PMS, posibilidad de integrar con pasarelas de pago, etc.
iSystems Check-in Online es una aplicación web, por tanto no es necesario descargar nada en nuestro móvil y podemos acceder desde cualquier dispositivo PC, tablet, smartphone, etc.
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