Políticas de cancelación de reservas

En GUEST Hotel Software se podrán configurar políticas de cancelación a nivel de Composición de clientes. Para ello, deberemos realizar previamente su parametrización en la pestaña Políticas de cancelación desde el menú Composición clientes (PMS → Contratación → Composición clientes):

De esta manera, podremos configurar, por ejemplo, políticas de cancelación por las reservas recibidas por la web del hotel y a nivel de clientes (TTOO, Agencias, entre otros).  

Para dar de alta una política de cancelación, deberemos en esta pestaña dar clic en el botón Nuevo  y registrar la siguiente información: 

• Fecha desde y hasta: corresponde al rango de fechas de venta en el que se mantendrán las condiciones de cancelación de reservas. 

• Tipo tarifa: se podrá seleccionar un Tipo de tarifa específico para configurar diferentes condiciones. Si este campo se deja en blanco, aplicará para todas las tarifas gestionadas para el hotel. 

• Días de antelación: determina el número de días previos a la llegada de la reserva en que se penalizará al cliente por no haber realizado la cancelación, según políticas acordadas. Por ejemplo, si el Check-in de la reserva es el día 10, y el valor configurado es 5, se aplicará una penalización a partir del día 5 inclusive. Si el Check-in de la reserva es el día 10, y el valor configurado es 2, se aplicará una penalización a partir del día 8 inclusive. 

• Tipo penalización y valor: selección del tipo de penalización por cancelación fuera de plazo: 
  • Número de noches: en caso de seleccionar esta opción, el campo “Valor” deberá registrar el número de noches a facturar (se tienen en cuenta días enteros, no se tienen en cuenta las horas). 
  • Porcentaje: en caso de seleccionar esta opción, el campo “Valor” deberá registrar el porcentaje a facturar del total de la reserva (sin el signo %). Por ejemplo, si registramos en el campo Valor = 30, se facturará el 30% del total de la reserva.  

• Facturar y cobrar: esta casilla de verificación permitirá facturar y cobrar automáticamente las penalizaciones.

En el caso de cancelar manualmente una reserva, y que se encuentre en el periodo de penalización, el sistema nos indicará el tipo de penalización y valor a penalizar.  

En el caso de penalización por número de noches, tendremos el siguiente tipo de aviso: 

En el caso de penalización por porcentaje, tendremos el siguiente tipo de aviso: 

En este último caso, procederemos a facturar de la siguiente manera: 

Adicionalmente, en el menú Emails destinatarios, se ha creado un nuevo tipo para recibir notificaciones de las reservas canceladas con alguna penalización (CONFIG → Datos PMS → Emails destinatarios): 

Si tenemos esta cuenta configurada y políticas de cancelación configuradas con el check de "Facturar y cobrar", cuando se cancelen las reservas y aplique la penalización, se generará la factura correspondiente y dicha factura quedará pendiente de cobro. 

Esta configuración, servirá adicionalmente para activar la funcionalidad cancelación automática de reservas que tengan anticipos, siempre y cuando la cancelación se encuentre en periodo de penalización y la cancelación se reciba vía Central de Reservas - CRS (Channel Manager u otras integraciones de reservas). Una vez configurada la anterior cuenta, se notificarán los siguientes casos: 

• Si la reserva tiene anticipos pendientes de liquidar, sin importar las políticas de cancelación se enviará un correo con la siguiente notificación “La reserva indicada se encuentra cancelada y tiene anticipos pendientes de liquidar. Por favor, revise la reserva para su regularización”. 

• En caso de que no haya precios configurados, o se no se haya podido generar la factura, se enviará el siguiente correo: 

Si la reserva es cancelada y tienen una penalización sin el check de “Facturar y cobrar”, también se enviará un correo: 

En el caso de que se haya facturado y cobrado, pero existan anticipos pendientes de liquidar, se enviará el siguiente correo: 

Si la reserva tiene cargos de habitación pendientes de facturar y tiene una política de cancelación con el check de “Facturar y cobrar”, se cancelará la reserva, se facturará la penalización y se enviará un correo notificando que quedan cargos de habitación pendientes: 

Si la reserva no tiene Cargos de habitación pendientes, y tiene una penalización con el check de “Facturar y cobrar”, se generará la factura de penalización y se cobrará automáticamente contra los anticipos.  

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