Nueva función para generar y enviar Compliance Laboral: envía y gestiona documentación para firma de forma masiva 

Digitaliza el cumplimiento normativo y agiliza la gestión documental de Recursos Humanos.

En GUEST Hotel Software seguimos incorporando funcionalidades que facilitan la gestión de Recursos Humanos y ayudan a las empresas a cumplir con sus obligaciones legales de forma más eficiente. Por ello, presentamos la nueva función de Creación y envío masivo de Compliance Laboral, diseñada para automatizar el envío, la firma y el seguimiento de la documentación obligatoria de los empleados. 

Con esta nueva herramienta, el departamento de Recursos Humanos puede distribuir documentación a uno o varios empleados de un hotel en cuestión de minutos, garantizando la trazabilidad de cada envío y reduciendo significativamente las tareas administrativas. 

Desde el Listado de Contratos, es posible seleccionar los empleados destinatarios y generar de forma masiva acciones de Compliance Laboral para diferentes tipos de documentación, entre ellas: 

• Prevención de riesgos laborales y medidas de emergencia. 
• Entrega de Equipos de Protección Individual (EPIs). 
• Vigilancia de la salud y reconocimientos médicos. 
• Política de videovigilancia. 
• Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo. 
• Política de uso de dispositivos y herramientas informáticas. 
• Calendario laboral. 
• Cualquier otra documentación corporativa que requiera constancia de entrega y firma. 

Además, cada acción puede incorporar documentos adjuntos, plantillas de correo personalizadas y contenidos específicos según el hotel o la acción a realizar. 

Firma electrónica rápida y accesible 

Una vez creado el envío, cada empleado recibe un correo electrónico con un código QR que le permite acceder al documento desde cualquier dispositivo para consultarlo y firmarlo electrónicamente. 

Tras la firma, el documento queda automáticamente vinculado a la ficha del empleado, creando un historial digital que facilita futuras consultas, auditorías y procesos de control interno.

Seguimiento del estado de cada documento 

Desde el menú Compliance se ofrece un control completo sobre todas las acciones de Compliance. 

Los responsables de Recursos Humanos pueden consultar en cualquier momento qué documentos han sido firmados y cuáles permanecen pendientes, permitiendo realizar un seguimiento ágil y detectar fácilmente las acciones que requieren intervención.

Si algún empleado no ha completado el proceso, el sistema permite reenviar la solicitud de firma con un solo clic, evitando gestiones manuales y asegurando que toda la documentación llegue a sus destinatarios. 

Gestión de consentimientos integrada 

La funcionalidad incorpora también la posibilidad de gestionar documentos que requieren una decisión expresa por parte del empleado.

Mediante plantillas configurables, el documento puede incluir opciones para Aceptar o Rechazar un consentimiento, registrando automáticamente la respuesta seleccionada junto con la firma electrónica. Esta información queda almacenada en el expediente del empleado, proporcionando una trazabilidad completa del proceso. 

Más eficiencia para Recursos Humanos 

Con la nueva función de Creación y envío masivo de Compliance Laboral, GUEST Hotel Software simplifica uno de los procesos más importantes de la gestión de personas: garantizar que toda la documentación obligatoria llegue a los empleados, sea firmada y permanezca correctamente registrada. 

Una solución que reduce el uso de papel agiliza la comunicación interna, fortalece el cumplimiento normativo y proporciona a los equipos de Recursos Humanos un mayor control sobre toda la documentación laboral desde una única plataforma. 

Consulta todo el detalle de configuración en el “Manual de Usuario - Módulo RRHH”. Si requieres ayuda con la parametrización y uso de esta nueva funcionalidad, no dudes en enviar un email a nuestra mesa de ayuda helpdesk@isystems.es 

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