Nuevo menú Previsión de Servicios de Gasto: Gestión de Acreedores
En GUEST Hotel Software continuamos desarrollando funcionalidades que ayudan a los hoteles a optimizar su gestión administrativa y financiera. Por ello, incorporamos el nuevo menú Previsión de Servicios de Gasto, una herramienta diseñada para planificar, controlar y gestionar de forma más eficiente los gastos asociados a proveedores y acreedores.
Con esta nueva funcionalidad, los establecimientos pueden registrar con antelación los servicios de gasto previstos, asignándolos al hotel, departamento, proveedor y fecha estimada, manteniendo una planificación organizada y un mayor control sobre los compromisos económicos.
Planificación financiera más precisa
El nuevo módulo permite registrar cada previsión indicando información como:
- Hotel y departamento responsable.
- Fecha prevista del gasto.
- Servicio de gasto asociado.
- Proveedor o acreedor.
- Base imponible.
- Descripción del concepto.
- Estado de la previsión (Abierta o Cerrada).
De esta forma, el hotel dispone de una visión anticipada de los gastos previstos, facilitando la planificación financiera y el seguimiento de cada servicio.
Facturación más rápida y automatizada
Una de las principales ventajas del nuevo menú es la posibilidad de generar automáticamente las facturas de gasto a partir de las previsiones registradas.
El sistema permite facturar una o varias previsiones simultáneamente, ofreciendo incluso la opción de agrupar varias previsiones de un mismo proveedor en una única factura, reduciendo tareas administrativas y agilizando el proceso de contabilización.
Además, GUEST Hotel Software mantiene el seguimiento del importe ya facturado para cada previsión, proporcionando una trazabilidad completa de los gastos.
Mayor control sobre las previsiones
Cuando una previsión ha sido completamente utilizada, puede marcarse como Cerrada, evitando que vuelva a incluirse en futuras facturas y garantizando un mayor control sobre los registros y la gestión presupuestaria.
Comparte la información de forma sencilla
El nuevo menú también incorpora la posibilidad de exportar y enviar por correo electrónico un archivo Excel con las previsiones registradas.
El usuario puede enviar todas las previsiones existentes o únicamente aquellas previamente seleccionadas, facilitando la comunicación entre departamentos y el seguimiento de la planificación económica.
Flujo de aprobación para una gestión más segura
Como complemento a esta funcionalidad, GUEST Hotel Software incorpora un sistema configurable de autorización de facturas de acreedores, permitiendo adaptar el proceso de aprobación a la política de control interno de cada establecimiento.
Entre sus principales capacidades destacan:
- Definir aprobaciones antes del procesamiento de facturas.
- Solicitar autorización cuando una factura supera un importe máximo configurado para cada proveedor.
- Notificar automáticamente por correo electrónico a los responsables de aprobación.
- Informar cuando una factura ha sido finalmente procesada.
Este flujo de autorizaciones proporciona un mayor nivel de control sobre los gastos, reduce riesgos y garantiza que las aprobaciones se realicen conforme a los procedimientos definidos por la organización.
Más planificación, más control y mejores decisiones
Con el nuevo menú Previsión de Servicios de Gasto, GUEST Hotel Software pone a disposición de los hoteles una herramienta que integra planificación, facturación y control en un único proceso.
El resultado es una gestión financiera más organizada, una reducción de tareas manuales y una mayor visibilidad sobre los compromisos económicos del establecimiento, contribuyendo a una administración más eficiente y a una mejor toma de decisiones.
Consulta todo el detalle de configuración en el “Manual de Usuario - Almacén”. Si requieres ayuda con la parametrización y uso de esta nueva funcionalidad, no dudes en enviar un email a nuestra mesa de ayuda helpdesk@isystems.es
Solicita una demostración de GUEST Hotel Software sin compromiso.
|